En la era
de la información y el conocimiento las personas se convierten en un activo
clave para el éxito de las organizaciones, reconocidas como fuente y
generadoras de conocimiento y como la ventaja competitiva de las mismas. Para
las organizaciones, lo fundamental es la efectividad (alcanzar los objetivos),
la eficiencia (cumplir los objetivos al menor costo) y la calidad, los cuales
son posibles a través de las personas.
Es por ello que surge la gestión de recursos humanos como un conjunto de
acciones planeadas y sistematizadas que contribuyen a la competitividad de las
organizaciones.
Una
herramienta fundamental para una adecuada
gestión de recursos humanos es el análisis y la descripción de puestos
de trabajo cuya función es el conocimiento real y objetivo de la estructura de
la organización, sus cometidos y actividades, las responsabilidades de los
diferentes actores, los niveles de exigencia requeridos respecto de conocimientos,
experiencias, habilidades, etc.
Empezaremos
por definir un puesto de trabajo,
análisis de puesto y descripción de puesto.
Un puesto de trabajo es un
conjunto de acciones organizadas y propositivas que realiza un colaborador de
una organización, en una determinada posición de su estructura de relaciones
internas y externas, con el fin de conseguir aportar valor añadido a dicha
organización, mediante la consecución de una serie de áreas de resultados
específicos, siguiendo unas reglas, procedimientos y metodologías, generalmente
preestablecidas, dentro de una determinada orientación estratégica fijada por
la propia organización, y utilizando recursos humanos, informativos,
tecnológicos o físicos que pertenecen a la misma (Ansorena, 1996).
El análisis de puestos consiste en un procedimiento metodológico que permite
obtener información sobre el contenido
de un puesto de trabajo, las tareas que se realizan y sus requerimientos
específicos, y las características de la persona que se requiere para
desempeñarlo (Arias, 1996).
La descripción de puestos de
trabajo es la exposición escrita, detallada, estructurada, ordenada y
sistemática del resultado del análisis de puesto de trabajo (Arias, 1996).
Utilidad y
aplicación del análisis y la descripción de puestos (Alles,
2010):
‐
Encauzar adecuadamente el reclutamiento de
personal
‐
La selección objetiva de personal
‐
Proponer programas de capacitación y
desarrollo
‐
Evaluación de desempeño
‐
Planes de desarrollo y carrera
‐
Estableces sistemas de compensaciones e incentivos
‐
Determinar ascensos y promociones
‐
Valuación de puestos
‐
Estructurar sistemas de higiene y seguridad
industrial
‐
Instrumento en auditorias administrativas
Información
relevante a recaudar en el análisis de puestos
‐
Objetivo del puesto
‐
Actividades del trabajo y los procesos
operativos o administrativos
‐
Nivel de responsabilidad que tiene el cargo
‐ Movimientos de materiales y corporales, así
como el nivel de esfuerzo requerido o desplegado
‐
Maquinas, herramientas, equipos que se
utilizan en el trabajo
‐
Conocimientos que se requieren o que se debe
aplicar
‐
Habilidades específicas requeridas para el
desempeño del cargo
‐
Nivel de desempeño requerido en el trabajo, es
decir el estándar mínimo esperado
‐
Análisis de las condiciones de trabajo y los
riesgos existentes
‐
Normas de seguridad y equipos de protección
personal que se requieren
‐
Medición de tiempos y de los movimientos en el
trabajo
‐
Contexto del puesto y relaciones con otras
áreas
‐
Condiciones físicas de trabajo o de esfuerzo adicional
o especial requerido
‐
Requisitos académicos, técnicos y de
personalidad para el puesto
‐
Ubicación del puesto dentro de la estructura
de la organización y su denominación
Metodología
del análisis de puestos
La
elaboración del análisis de puestos implica la realización de los siguientes
pasos:
‐
Definir el objetivo especificando amplitud,
enfoque, cobertura, etc.
‐
Establecer un programa de acción para cumplir
con los objetivos fijados
‐ Recuperar la información que la empresa tenga
al respecto: organigramas, contratos, procedimientos, funciones, etc.
‐
Determinar el método a utilizar en el proceso
de análisis
‐
Realizar el análisis con el procedimiento que
haya determinado.
‐
Confirmar la información obtenida con los
ocupantes del puesto y con sus jefes inmediatos.
‐
La descripción del puesto.
Existen diferentes técnicas para realizar la recolección de información
para un análisis de puesto, entre las más usuales se encuentran:
‐
Entrevistas: En este
procedimiento se realiza una entrevista con el empleado que conozca más sobre
el puesto, con un grupo de empleados y/o con el responsable del puesto.
‐
Cuestionarios: Aquí se
pide a los trabajadores que contesten unas preguntas en donde expliquen las
características del puesto que ocupan.
‐
La
observación: En este método se acude directamente al escenario en que se
desempeña el trabajador y registran las tareas que realiza.
‐
Bitácora: Se pide
al trabajador que realice un registro de las actividades cotidianas que
realiza.
‐
Incidentes
críticos: Se registran las situaciones que generan problemas en las
actividades cotidianas y se incluyen en las funciones de los trabajadores.
Describiremos
un poco más la Técnica de incidentes
críticos:
Esta
técnica fue desarrollada por J.C. Flanagan durante la 2ª Guerra Mundial para
resolver problemas de selección, formación y entrenamiento dentro de las
Fuerzas Aéreas de los Estados Unidos. Posteriormente, la metodología desarrollada se perfeccionó
para su uso en empresas y organizaciones de todo tipo.
En
la fase de análisis de puestos el objetivo es identificar las situaciones
específicas en las que el ocupante del puesto pone en juego sus habilidades y
capacidades, sus conocimientos y experiencia, de manera que consiga los
resultados y objetivos del puesto. Se debe tomar en cuenta que no todas las
situaciones resultan imprescindibles para garantizar el resultado esperado. Por
ello habrá que identificar aquellos “incidentes críticos” que son realmente cruciales
para el desempeño del puesto hacia los resultados esperados.
Un
incidente para que pueda ser considerado como incidente crítico ha de reunir cuatro características fundamentales
(Bownas y Bernardín, 1988; citado por Fernández Ríos, 1995):
‐
Ser específico.
‐
Hacer referencia a conductas directamente
observables en un puesto de trabajo.
‐
Describir brevemente el contexto en el que
tiene lugar la conducta.
‐
Indicar las consecuencias de la conducta.
La
identificación y reunión de incidentes críticos puede llevarse a cabo mediante
entrevistas, cuestionarios y reuniones de grupos de expertos que conozcan
perfectamente los puestos de trabajo que son objeto de análisis. A partir de la
lista de incidentes, se identifican las dimensiones básicas.
Ejemplo de
incidente crítico (Fernández, 1995).
Hecho ocurrido
|
Incidente crítico descrito incorrectamente
|
Incidente crítico correctamente descrito
|
Un policía, durante un servicio de patrulla,
sofoca un incendio en un automóvil abasteciéndose en una gasolinera
|
El oficial de policía reaccionó rápidamente
al fuego, extinguiéndolo con un extintor. Pudiera haber causado un daño
notable en la consiguiente explosión, pero la acción del oficial previno
daños y perjuicios mayores.
|
Se inició un fuego en el motor de un vehículo
detenido en un surtidor de gasolina en una estación de servicio. El oficial
de policía iba conduciendo una patrulla y percibió el fuego. Paró rápidamente
y extinguió el fuego con el extintor químico de su coche patrulla. Su acción
rápida previno un fuego mayor y la explosión
|
Referencias:
·
Alles, M.A. (2010). Dirección estratégica de
Recursos Humanos. Gestión por competencias. Ed. Gránica:Buenos Aires.
·
Ansorena Cao, A.(1996). 15 pasos para la
selección de personal con éxito. Método e instrumentos. Ed. Paidos:Barcelona.
·
Arias Galicia, F. (1996). Administración de
Recursos Humanos. Ed. Trillas: México.
·
Fernández Ríos, M. (1995) Análisis y
descripción de puestos de trabajo. Teoría, métodos y ejercicios. Ed. Díaz de Santos:España.
Contacto:
gestionorganizacional@comunidad.unam.mx
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