Análisis y descripción de puestos de trabajo

En la era de la información y el conocimiento las personas se convierten en un activo clave para el éxito de las organizaciones, reconocidas como fuente y generadoras de conocimiento y como la ventaja competitiva de las mismas. Para las organizaciones, lo fundamental es la efectividad (alcanzar los objetivos), la eficiencia (cumplir los objetivos al menor costo) y la calidad, los cuales son posibles a través de las personas.  Es por ello que surge la gestión de recursos humanos como un conjunto de acciones planeadas y sistematizadas que contribuyen a la competitividad de las organizaciones.

Una herramienta fundamental para una adecuada  gestión de recursos humanos es el análisis y la descripción de puestos de trabajo cuya función es el conocimiento real y objetivo de la estructura de la organización, sus cometidos y actividades, las responsabilidades de los diferentes actores, los niveles de exigencia requeridos respecto de conocimientos, experiencias, habilidades, etc.

Empezaremos por definir un puesto de trabajo,  análisis de puesto y descripción de puesto.

Un puesto de trabajo es un conjunto de acciones organizadas y propositivas que realiza un colaborador de una organización, en una determinada posición de su estructura de relaciones internas y externas, con el fin de conseguir aportar valor añadido a dicha organización, mediante la consecución de una serie de áreas de resultados específicos, siguiendo unas reglas, procedimientos y metodologías, generalmente preestablecidas, dentro de una determinada orientación estratégica fijada por la propia organización, y utilizando recursos humanos, informativos, tecnológicos o físicos que pertenecen a la misma (Ansorena, 1996).

El análisis de puestos  consiste en  un procedimiento metodológico que permite obtener información  sobre el contenido de un puesto de trabajo, las tareas que se realizan y sus requerimientos específicos, y las características de la persona que se requiere para desempeñarlo (Arias, 1996).

La descripción de puestos de trabajo es la exposición escrita, detallada, estructurada, ordenada y sistemática del resultado del análisis de puesto de trabajo (Arias, 1996).

Utilidad y aplicación del análisis y la descripción de puestos (Alles, 2010):

‐                       Encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal

‐                       La selección objetiva de personal

‐                       Proponer programas de capacitación y desarrollo

‐                       Evaluación de desempeño

‐                       Planes de desarrollo y carrera

‐                       Estableces sistemas de compensaciones e incentivos

‐                       Determinar ascensos y promociones

‐                       Valuación de puestos

‐                       Estructurar sistemas de higiene y seguridad industrial

‐                       Instrumento en auditorias administrativas

Información relevante a recaudar en el análisis de puestos

‐                       Objetivo del puesto

‐                       Actividades del trabajo y los procesos operativos o administrativos

‐                       Nivel de responsabilidad que tiene el cargo

‐                 Movimientos de materiales y corporales, así como el nivel de esfuerzo requerido o desplegado

‐                       Maquinas, herramientas, equipos que se utilizan en el trabajo

‐                       Conocimientos que se requieren o que se debe aplicar

‐                       Habilidades específicas requeridas para el desempeño del cargo

‐                       Nivel de desempeño requerido en el trabajo, es decir el estándar mínimo esperado

‐                       Análisis de las condiciones de trabajo y los riesgos existentes

‐                       Normas de seguridad y equipos de protección personal que se requieren

‐                       Medición de tiempos y de los movimientos en el trabajo

‐                       Contexto del puesto y relaciones con otras áreas

‐                       Condiciones físicas de trabajo o de esfuerzo adicional o especial requerido

‐                       Requisitos académicos, técnicos y de personalidad para el puesto

‐                       Ubicación del puesto dentro de la estructura de la organización y su denominación

Metodología del análisis de puestos

La elaboración del análisis de puestos implica la realización de los siguientes pasos:

‐                       Definir el objetivo especificando amplitud, enfoque, cobertura, etc.

‐                       Establecer un programa de acción para cumplir con los objetivos fijados

‐      Recuperar la información que la empresa tenga al respecto: organigramas, contratos, procedimientos, funciones, etc.

‐                       Determinar el método a utilizar en el proceso de análisis

‐                       Realizar el análisis con el procedimiento que haya determinado.

‐                       Confirmar la información obtenida con los ocupantes del puesto y con sus jefes inmediatos.

‐                       La descripción del puesto.

     Existen diferentes técnicas para realizar la recolección de información para un análisis de puesto, entre las más usuales se encuentran:

‐                       Entrevistas: En este procedimiento se realiza una entrevista con el empleado que conozca más sobre el puesto, con un grupo de empleados y/o con el responsable del puesto.

‐                       Cuestionarios: Aquí se pide a los trabajadores que contesten unas preguntas en donde expliquen las características del puesto que ocupan.

‐                       La observación: En este método se acude directamente al escenario en que se desempeña el trabajador y registran las tareas que realiza.

‐                       Bitácora: Se pide al trabajador que realice un registro de las actividades cotidianas que realiza.

‐                       Incidentes críticos: Se registran las situaciones que generan problemas en las actividades cotidianas y se incluyen en las funciones de los trabajadores.

Describiremos un poco más la Técnica de incidentes críticos:

Esta técnica fue desarrollada por J.C. Flanagan durante la 2ª Guerra Mundial para resolver problemas de selección, formación y entrenamiento dentro de las Fuerzas Aéreas de los Estados Unidos. Posteriormente,  la metodología desarrollada se perfeccionó para su uso en empresas y organizaciones de todo tipo.

En la fase de análisis de puestos el objetivo es identificar las situaciones específicas en las que el ocupante del puesto pone en juego sus habilidades y capacidades, sus conocimientos y experiencia, de manera que consiga los resultados y objetivos del puesto. Se debe tomar en cuenta que no todas las situaciones resultan imprescindibles para garantizar el resultado esperado. Por ello habrá que identificar aquellos “incidentes críticos” que son realmente cruciales para el desempeño del puesto hacia los resultados esperados.

Un incidente para que pueda ser considerado como incidente crítico ha de reunir cuatro características fundamentales (Bownas y Bernardín, 1988; citado por Fernández Ríos, 1995):

‐                       Ser específico.

‐                       Hacer referencia a conductas directamente observables en un puesto de trabajo.

‐                       Describir brevemente el contexto en el que tiene lugar la conducta.

‐                       Indicar las consecuencias de la conducta.

La identificación y reunión de incidentes críticos puede llevarse a cabo mediante entrevistas, cuestionarios y reuniones de grupos de expertos que conozcan perfectamente los puestos de trabajo que son objeto de análisis. A partir de la lista de incidentes, se identifican las dimensiones básicas.

Ejemplo de incidente crítico (Fernández, 1995).

Hecho ocurrido	Incidente crítico descrito  incorrectamente	Incidente crítico correctamente descrito
Un policía, durante un servicio de patrulla, sofoca un incendio en un automóvil abasteciéndose en una gasolinera	El oficial de policía reaccionó rápidamente al fuego, extinguiéndolo con un extintor. Pudiera haber causado un daño notable en la consiguiente explosión, pero la acción del oficial previno daños y perjuicios mayores.	Se inició un fuego en el motor de un vehículo detenido en un surtidor de gasolina en una estación de servicio. El oficial de policía iba conduciendo una patrulla y percibió el fuego. Paró rápidamente y extinguió el fuego con el extintor químico de su coche patrulla. Su acción rápida previno un fuego mayor y la explosión

Referencias:

·         Alles, M.A. (2010). Dirección estratégica de Recursos Humanos. Gestión por competencias. Ed. Gránica:Buenos Aires.

·         Ansorena Cao, A.(1996). 15 pasos para la selección de personal con éxito. Método e instrumentos. Ed. Paidos:Barcelona.

·         Arias Galicia, F. (1996). Administración de Recursos Humanos. Ed. Trillas: México.

·         Fernández Ríos, M. (1995) Análisis y descripción de puestos de trabajo. Teoría, métodos y ejercicios. Ed. Díaz de Santos:España.

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